Datenschutz.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Datenschutzanfragen

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da hierfür derzeit keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• unsere Website,
• unsere SaaS-Plattform,
• sämtliche Subdomains,
• Kundenkonten,
• Mitgliederbereiche,
• mobile Endgeräte,
• Landingpages,
• Formulare,
• Online-Terminbuchungen,
• Kommunikationsdienste,
• Newsletter,
• digitale Produkte,
• Softwarefunktionen sowie
• sämtliche weiteren von EPOMENO® angebotenen digitalen Dienstleistungen.

Begriffsbestimmungen

Diese Datenschutzerklärung verwendet die Begriffe der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Verarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten.

Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet.

Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage der hierfür einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung unserer SaaS-Plattform
• Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten
• Durchführung und Abwicklung von Verträgen
• Bereitstellung digitaler Produkte und Dienstleistungen
• Zahlungsabwicklung
• Kundenkommunikation und Support
• Terminverwaltung
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Bereitstellung von CRM- und Marketingfunktionen
• Versand von Nachrichten und Newslettern
• Nutzung integrierter Kommunikationsfunktionen
• Gewährleistung der Systemsicherheit
• Missbrauchs- und Betrugsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Weiterentwicklung unserer Plattform
• Fehleranalyse und Qualitätssicherung

Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung unserer Plattform können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name, Unternehmen und Ansprechpartner
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefon- und Mobilfunknummer
• Zahlungs- und Rechnungsdaten
• Vertragsdaten
• Kommunikationsdaten
• Termininformationen
• IP-Adresse
• Geräte- und Browserinformationen
• Log-Dateien und Nutzungsdaten
• Standortdaten, soweit freigegeben
• hochgeladene Dateien und Kommentare
• innerhalb der Plattform erstellte oder gespeicherte Inhalte
• technische Metadaten
• KI-Eingaben und KI-Ausgaben

Bereitstellung der Plattform

Zur Bereitstellung von EPOMENO® werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für den sicheren und störungsfreien Betrieb der Plattform erforderlich ist.

• Authentifizierung von Benutzern
• Verwaltung von Benutzerkonten
• Speicherung von Einstellungen
• Fehlerprotokollierung
• Sicherheitsmaßnahmen und Missbrauchserkennung
• Systemadministration
• Datensicherung
• Wiederherstellung von Systemen im Fehlerfall

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Registrierung und Benutzerkonto

Für die Nutzung bestimmter Funktionen ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich.

Im Rahmen der Registrierung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname
• Unternehmensname
• E-Mail-Adresse
• verschlüsselt gespeichertes Passwort
• Telefonnummer
• Rechnungsdaten
• Vertragsinformationen
• Benutzerrollen
• Systemeinstellungen

Die Registrierung dient der Bereitstellung unserer Leistungen sowie der Verwaltung Ihres Kundenkontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Vertragsdurchführung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies zur Durchführung unserer Verträge erforderlich ist.

• Kundenverwaltung
• Bereitstellung gebuchter Leistungen
• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Vertragskommunikation
• Support und technische Betreuung
• Lizenzverwaltung
• Verwaltung gebuchter Tarifmodelle
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommunikation mit uns

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, beispielsweise per E-Mail, Kontaktformular, Chat oder über sonstige Kommunikationswege, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

• Name und Unternehmen
• E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Inhalt Ihrer Nachricht
• Anhänge
• Zeitpunkt der Anfrage
• technische Verbindungsdaten

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Kommunikation.

Newsletter und Marketingkommunikation

Soweit Sie ausdrücklich eingewilligt haben, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten für den Versand von Newslettern, Produktinformationen, Veranstaltungshinweisen sowie weiteren Informationen zu unseren Leistungen.

Für werbliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir grundsätzlich das Double-Opt-in-Verfahren. Erst nach erfolgreicher Bestätigung Ihrer Anmeldung erfolgt der Versand entsprechender Nachrichten.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf kann insbesondere über den in jeder E-Mail enthaltenen Abmeldelink oder durch Mitteilung an uns erfolgen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

CRM- und Kundenverwaltung

Zur Verwaltung von Interessenten, Kunden und Geschäftsbeziehungen setzen wir ein cloudbasiertes Customer-Relationship-Management- System ein.

• Kontakt- und Unternehmensdaten
• Vertragsdaten
• Kommunikationshistorien
• Termininformationen
• Angebote und Rechnungsinformationen
• Supportvorgänge
• interne Notizen
• Kundenpräferenzen
• Automatisierungsinformationen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Automatisierungen

EPOMENO® stellt Funktionen zur Automatisierung geschäftlicher Prozesse bereit.

• Formularübermittlungen
• E-Mail-Kommunikation
• Benachrichtigungen
• Terminbestätigungen und Erinnerungen
• interne Workflows und Aufgaben
• Statusänderungen
• CRM-Prozesse
• Kundenkommunikation

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen der von Ihnen eingerichteten oder genutzten Funktionen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kalender- und Terminverwaltung

Unsere Plattform ermöglicht die digitale Verwaltung und Buchung von Terminen.

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Unternehmen
• gewünschter Termin
• Terminverlauf
• Notizen
• Kommunikationsinformationen

Diese Daten werden ausschließlich zur Terminverwaltung, Terminbestätigung sowie gegebenenfalls zur Durchführung vereinbarter Leistungen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kommunikationsfunktionen

EPOMENO® kann Funktionen für die digitale Kommunikation zwischen Nutzern und deren Kunden bereitstellen.

• E-Mail
• SMS
• Messenger-Dienste
• WhatsApp
• Telefonie
• Benachrichtigungen
• Chatfunktionen

Soweit diese Funktionen genutzt werden, verarbeitet EPOMENO® die hierfür erforderlichen Kommunikationsdaten ausschließlich zur Bereitstellung der jeweiligen Dienste.

Die Verantwortung für die rechtmäßige Nutzung dieser Kommunikationsfunktionen sowie für die Einholung erforderlicher Einwilligungen gegenüber Endkunden liegt beim jeweiligen Nutzer der Plattform.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie – soweit erforderlich – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Datei-Uploads und Nutzerinhalte

Innerhalb der Plattform können Nutzer Dateien, Dokumente, Bilder, Videos, Texte, Kommentare sowie sonstige Inhalte hochladen oder speichern.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der jeweiligen Plattformfunktionen.

Die Nutzer sind allein dafür verantwortlich, dass hochgeladene Inhalte keine Rechte Dritter verletzen und sämtliche datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

EPOMENO® verarbeitet diese Inhalte ausschließlich im Rahmen der technischen Bereitstellung der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Hosting und technische Infrastruktur

EPOMENO® wird über eine cloudbasierte Softwareplattform bereitgestellt. Zur Gewährleistung eines sicheren, stabilen und leistungsfähigen Betriebs setzen wir technische Dienstleister sowie Rechenzentrums- und Infrastrukturleistungen ein.

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform können personenbezogene Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union sowie – soweit dies zur Bereitstellung einzelner Funktionen erforderlich ist – auch in Drittstaaten, insbesondere den Vereinigten Staaten von Amerika, verarbeitet werden.

Soweit personenbezogene Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage einer geeigneten Rechtsgrundlage gemäß Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses oder der EU-Standardvertragsklauseln, ergänzt durch geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen.

Wir überprüfen unsere technischen Dienstleister regelmäßig hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Anforderungen.

Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website und der Nutzung unserer Plattform werden aus technischen Gründen automatisch Informationen erhoben und in Server-Logfiles gespeichert.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten
• HTTP-Statuscodes
• Zugriffszeiten
• Geräteinformationen
• Spracheinstellungen
• Fehlerprotokolle
• Sicherheitsereignisse

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Systemsicherheit, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung sowie Optimierung unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website sowie unsere Plattform verwenden Cookies und vergleichbare Technologien.

• technische Bereitstellung der Website
• Authentifizierung angemeldeter Nutzer
• Speicherung von Einstellungen
• Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
• Analyse der Nutzung
• statistische Auswertungen
• Sicherheitszwecke
• Bereitstellung personalisierter Inhalte
• Marketingzwecke
• Erfolgsmessung von Kampagnen

Soweit technisch erforderlich, erfolgt die Speicherung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Soweit Cookies oder vergleichbare Technologien nicht technisch erforderlich sind, erfolgt deren Einsatz ausschließlich nach Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unser Consent-Management widerrufen oder anpassen.

Analyse- und Marketingdienste

Zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Website und Plattform sowie zur Analyse der Nutzung können Analyse-, Statistik- und Marketingdienste eingesetzt werden.

Soweit derartige Dienste personenbezogene Daten verarbeiten oder Cookies auf Ihrem Endgerät speichern, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit keine andere gesetzliche Grundlage besteht.

• IP-Adresse
• Geräte- und Browserinformationen
• Betriebssystem und Spracheinstellungen
• Sitzungsdaten
• Nutzungs- und Klickverhalten
• Verweildauer
• Conversion- und Kampagnendaten
• technische Identifikatoren und Cookie-IDs

Die Verarbeitung dient der statistischen Auswertung, der Optimierung unserer Plattform, der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit, der Erfolgsmessung von Marketingmaßnahmen, der Fehleranalyse und der Weiterentwicklung unserer Dienste.

Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden ausschließlich insoweit an Dritte weitergegeben, wie dies gesetzlich zulässig oder für die Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist.

• Zahlungsdienstleister
• Hosting-Dienstleister
• Rechenzentren und Cloud-Infrastrukturanbieter
• Kommunikations- und Versanddienstleister
• technische Support- und IT-Dienstleister
• Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
• Rechtsberater
• Behörden und Gerichte
• sonstige Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO

Eine darüber hinausgehende Weitergabe erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen.

Internationale Datenübermittlungen

Soweit zur Bereitstellung einzelner Funktionen erforderlich, können personenbezogene Daten auch an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden.

Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO.

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• EU-Standardvertragsklauseln
• verbindliche interne Datenschutzvorschriften, soweit anwendbar
• weitere gesetzlich zulässige Garantien

Wir achten darauf, dass sämtliche eingesetzten Dienstleister angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten implementieren.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Löschung nach Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Fristen.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation sowie gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

• Zugriffs- und Zutrittskontrolle
• Weitergabe- und Verfügbarkeitskontrolle
• Integritätskontrolle
• Belastbarkeit der Systeme
• Wiederherstellbarkeit
• Verschlüsselung und Authentifizierung
• Protokollierung
• Datensicherung
• Sicherheitsüberwachung
• regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit unserer Schutzmaßnahmen

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Dies gilt insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet durch EPOMENO® grundsätzlich nicht statt.

Soweit einzelne Funktionen künftig automatisierte Entscheidungsprozesse unterstützen oder ermöglichen, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen der jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie gegebenenfalls auf Grundlage einer erforderlichen Einwilligung oder gesetzlichen Erlaubnis.

Nutzung KI-gestützter Funktionen

EPOMENO® kann Funktionen bereitstellen, die auf Technologien der künstlichen Intelligenz basieren.

Bei der Nutzung entsprechender Funktionen können Inhalte verarbeitet werden, die Nutzer freiwillig eingeben oder hochladen.

KI-generierte Ergebnisse dienen ausschließlich der Unterstützung des Nutzers und ersetzen keine individuelle rechtliche, steuerliche, wirtschaftliche, medizinische oder sonstige fachliche Beratung.

Wir empfehlen ausdrücklich, keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO oder sonstige vertrauliche Informationen in KI-Funktionen einzugeben, sofern dies nicht zwingend erforderlich ist.

Die Nutzer bleiben für die Prüfung, Verwendung und Veröffentlichung KI-generierter Inhalte selbst verantwortlich.

Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten besitzt für EPOMENO® höchste Priorität.

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen orientieren sich am aktuellen Stand der Technik und werden regelmäßig überprüft sowie fortlaufend weiterentwickelt.

Externe Links

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Für die Inhalte und Datenschutzpraktiken dieser externen Anbieter übernehmen wir keine Verantwortung.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den jeweiligen Webseiten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Wir empfehlen, die jeweiligen Datenschutzerklärungen der verlinkten Anbieter zu lesen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft anzupassen, soweit dies aufgrund gesetzlicher Änderungen, technischer Weiterentwicklungen, neuer Dienstleistungen oder geänderter Datenverarbeitungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs gültige Version.